Der Einkauf von Recruitment Process Outsourcing (RPO) ist keine alltägliche Aufgabe. Hochrangige Führungskräfte werden sich zunehmend des Wertes qualifizierter Fachkräfte bewusst und erkennen, wie wichtig es ist, bei deren Gewinnung wettbewerbsfähig zu bleiben. Deshalb werden nun viele Einkäufer*innen mit dem Erwerb einer RPO-Lösung beauftragt. Dies sind unsere Top-Tipps für Unternehmen, die die Investition in eine RPO-Lösung erwägen:
1. Legen Sie den gewünschten Serviceumfang fest. Das kann ganz einfach in Form einer Liste geschehen, in der Sie die Aspekte des Recruiting-Prozesses erfassen, die ausgelagert werden sollen, ebenso wie die, um die Sie sich weiterhin selbst kümmern möchten. Holen Sie sich Anregungen von Führungskräften für HR und Personalbeschaffung sowie von den Personen, die den Service regelmäßig nutzen werden. Sowohl Sie als auch die RPO-Anbieter müssen genau verstehen, was Sie kaufen möchten. Wenn Sie den gewünschten Serviceumfang nicht präzise definieren, lagern Sie keinen Prozess aus, sondern möglicherweise ein Problem.
2. Behalten Sie während des Ausschreibungsverfahrens einen offenen Dialog bei. Die schnellsten und effektivsten Kaufprozesse zeichnen sich durch einen offenen Dialog während des gesamten Einkaufszyklus aus. Sobald ein formeller Einkaufsprozess begonnen hat, beschränkt sich der Dialog zwischen den Parteien häufig auf eine einzige Fragerunde per E-Mail. Dies gewährleistet zwar gleiche Wettbewerbsbedingungen für alle, aber die Antworten, die die Anbieter erhalten, werfen oft weitere Fragen auf. RPO-Anbietern die Möglichkeit zu Folgefragen zu geben, kann sehr hilfreich sein – insbesondere, wenn es um Annahmen rund um das Thema Preisgestaltung geht. Am besten ist es, den Dialog offen zu halten und regelmäßige Telefonkonferenzen zwischen allen Beteiligten einzuplanen, bei denen jeder Fragen stellen und offen beantworten kann.
3. Machen Sie es einfach. Unternehmen neigen dazu, eine Vielzahl von Begriffen und Akronymen zu verwenden, die sich zudem noch ständig ändern. Begriffe werden von verschiedenen Einkäufern und Anbietern oft unterschiedlich ausgelegt. Manchmal variieren die Begriffe sogar zwischen den Abteilungen ein und desselben Unternehmens. Vermeiden Sie nach Möglichkeit Branchenjargon und erläutern Sie den Teil des Prozesses, den Sie auslagern möchten, klar und verständlich.
4. Führen Sie eine gründliche Due-Diligence-Prüfung durch. Erhebliche Diskrepanzen zwischen der von einem RPO-Anbieter angebotenen Lösung und der bei der Implementierung festgestellten Realität sind keine Seltenheit. In diesem Fall muss möglicherweise eine neue Lösung gefunden und ein neuer Preis festgelegt werden. Dies führt dann in der Regel zu Verzögerungen. Stellen Sie daher sicher, dass der Arbeitsumfang vor der Ausschreibung präzise festgelegt wird.
5. Beraten Sie die lokalen Besonderheiten im Auge, wenn Sie ein länderübergreifendes RPO planen. Jedes Land hat eine andere Recruiting-Landschaft mit anderen Herausforderungen. Sie müssen nicht nur verstehen, worin diese Unterschiede bestehen, sondern auch wissen, ob sie auf rechtlichen, kulturellen, wirtschaftlichen, historischen oder politischen Gegebenheiten oder aber auf Wahrnehmungen beruhen. Mit diesem Wissen können Sie gemeinsam mit Ihrem Anbieter Lösungen entwickeln, die diese Unterschiede berücksichtigen. Wenn es um die Besonderheiten eines Landes oder einer Region geht, gibt es daher keine Einheitslösung für die Talentakquise.
6. Handeln Sie nicht zu schnell. Wenn Sie sich zum Outsourcing Ihres Recruitings entschieden haben, könnten Sie versucht sein, dies zügig umzusetzen, um möglichst schnell Kosteneinsparungen und Serviceverbesserungen zu erzielen. Überstürzte Implementierungen behindern ein RPO-Programm jedoch eher, weil dem Change Management nicht genügend Aufmerksamkeit geschenkt wird. Dadurch werden einige der Vorteile des Services möglicherweise zunichte gemacht oder verzögert. Daher ist es besser, sich etwas mehr Zeit zu lassen, um den Übergang zu erleichtern.
Wenn Sie diese Schritte berücksichtigen, erreichen Sie einen reibungslosen und erfolgreichen Übergang zu einer RPO-Lösung und folglich ein besseres Gesamterlebnis.
